A pályázat megvalósítása során nagy hangsúlyt kell fektetni arra, hogy a könyvelési anyagok is teljes mértékben megfeleljenek a pályázati elvárásoknak, követelményeknek. Érdemes már a szükséges dokumentumok elkészítésekor odafigyelni ezekre, így felesleges időpazarlástól (többszöri javítás) és sok bosszúságtól (támogatás kifizetésének elhúzódásától) meg tudjuk magunkat kímélni.
Jelen blogbejegyzésben egy eszközbeszerzéses pályázatnál elkészítendő könyvelési anyagokkal kapcsolatos tudnivalókat foglaljuk össze.
Fő szabály szerint eszközök, berendezések csak abban az esetben számolhatóak el eszközbeszerzés keretében, amennyiben a Kedvezményezett könyvelésében azok a tárgyi eszközök között, a műszaki gépek, berendezések, járművek, vagy az egyéb berendezések, felszerelések, járművek között kerülnek aktiválásra.
A tárgyi eszközök nyilvántartása a tárgyi eszköz kartonon történik, ahol szerepelnie kell többek között:
- az üzembe helyezett eszközök pontos megnevezésének, típusának,
- pályázati azonosítónak,
- leltári számnak, gyári számnak,
- beszerzés dátumának (megegyezik a szállítólevél/ átadás-átvételi jegyzőkönyv dátumával),
- az üzembe helyezés pontos dátumának (megegyezik az üzembe helyezési jegyzőkönyv dátumával), helyének.
A pályázatos eszközöket ezenkívül egy külön erre a célra nyitott főkönyvi számlára kell vezetni. Nagyon fontos megjegyezni, hogy ezen a főkönyvi számlán más tétel nem szerepelhet. Lehetőség van arra, hogy egy pályázathoz több főkönyvi szám tartozzon, ha egyes eszközöket más osztályba sorolnak be a mérlegben (pl. termelő és egyéb gépek). A főkönyvi számla megnevezésének is tartalmaznia kell a pályázati azonosító jelet!
A főkönyvi kivonatnál pedig az a fontos, hogy a pályázatból megvalósított projektet egy, az aktuális pályázatnak elkülönített főkönyvi számon kell nyilvántartani! Ugyanilyen elkülönített nyilvántartást kell vezetni a 98 és a 48 főkönyvi számlák (vagy ezek alszámlái) esetében is.
A jelenlegi eljárás szerint a tárgyi eszköz és főkönyvi kartonokat a záró elszámoláshoz nem kötelező beküldeni, de helyszíni ellenőrzésen kérik. Amennyiben nem tartalmazza a fenti elemek valamelyiket, úgy hiánypótlást írnak ki a kartonok javítására. Tapasztalatink alapján a helyszíni ellenőrök szigorúan kérik a pályázati azonosítót. Azt tanácsoljuk, hogy helyhiány miatt hagyják el a pontokon, elválasztójeleket és egybeírva írják ki az azonosítót.
A fentieken túl más szabályok vonatkoznak az egyéni vállalkozó Kedvezményettekre, építési beruházások aktiválásra, stb. Érdemes ezért alaposan áttanulmányozni, hogy mely pályázóra, mely támogatott tevékenységre milyen könyvelési szabályok vonatkoznak.
